La check-list du déménagement

Quand un·e Office Manager parle d’un déménagement de bureau, soit c’est avec beaucoup de stress, soit c’est avec beaucoup de fierté.

La différence entre les deux, c’est l’organisation et l’anticipation.

Et l’objectif, c’est que tu sois dans la 2ème catégorie !!

Déménager des locaux, ce n’est pas juste bouger 3 cartons. C’est en général plus de 6 mois de travail, beaucoup de coordination et de gestion des attentes, mais aussi la prévision de l’imprévisible 😄 Autant dire que c’est un sacré projet !

Et selon le contexte, cela peut avoir un véritable impact sur l’activité et l’engagement des équipes, donc encore une fois on a un rôle stratégique à jouer !

Parce que, comme pour d’autres gros projets, c’est une belle opportunité de montrer comment on assure 😎

Il faut juste avoir les bons réflexes et les bonnes méthodes. C’est pour ça que je te partage cette todo.

Disclaimer n°01 : elle n’est sûrement pas exhaustive donc si tu veux rajouter des points, envoie les moi et je les ajoute en te mentionnant.

Diclaimer n°02 : j’ai classé les tâches par catégories et non pas par ordre chronologique, souvent elles seront entremêlées.

Tu peux télécharger le format PDF en cliquant sur ce lien.

Bien cadrer le projet

• Valider la décision de déménager

• Définir les responsabilités

• Rédiger le cahier des charges : besoin, date cible, budget, accessibilité…
  Il est possible d’inclure les équipes sous forme de groupe de travail dédié ou via un questionnaire.

• Vérifier le préavis à donner à l’ancien bail

Rechercher les futurs locaux

• Mandater un·e agent·e

• Visiter les différentes possibilités

• Analyser les baux et les conditions juridiques

• Valider le choix définitif

• Signer le nouveau bail

• ⁠⁠Informer le bailleur et signer la fin du contrat

Informer les équipes en interne

• ⁠⁠Informer le CSE → Etape 01 : Déménagement et recherche

• ⁠⁠Informer le CSE → Etape 02 : Nouveaux locaux

• ⁠⁠Informer les équipes → Etape 01 : Déménagement et feuille de route avec les deadlines (approximatives)

• ⁠⁠Informer les équipes → Etape 02 : Nouveaux locaux

• ⁠⁠Informer les équipes → Etape 03 : Logistique de la transition

• ⁠⁠Informer les équipes → Etape 04 : Organisation du premier jour

• Créer une FAQ si nécessaire

Planifier le déménagement

• Créer le rétroplanning détaillé

• Réaliser l’inventaire de tous les équipements

• Benchmarker et sélectionner la société de déménagement

• Acheter le nouveau mobilier

• Planifier le don, la vente ou la reprise des équipements non gardés

• Acheter les cartons et réfléchir au système d’étiquetage

• Organiser la logistique

• Anticiper les périodes de télétravail si besoin entre la sortie et l’entrée

• Gérer le déménagement en temps réel

Préparer les nouveaux locaux

• Valider le plan et l’aménagement définitifs
  Il est possible d’inclure les équipes sous forme de groupe de travail dédié ou par une visite avant l’entrée

• Projeter, planifier et suivre les travaux nécessaires

• Faire le plan d'implantation des nouveaux bureaux (mesure des espaces et qui se met où pour commander le bon mobilier) - Merci Carole Merino

• Prévoir la signalétique et l’affichage

• Définir la décoration

• Faire le point avec l’IT pour les conditions et équipements

• Prévoir le système d’alarme

• Vérifier les normes sécurité et incendie

• Commander les badges/accès pour les équipes si nécessaire

• Vérifier les normes de sécurité (BAES, plan d’évacuation, extincteurs)

• Supprimer ou mettre à jour les salles de réunion de Google calendar

• ⁠⁠Mettre à jour la documentation

• ⁠⁠Mettre à jour les Affichages obligatoires

• ⁠⁠Mettre à jour le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP)

• ⁠⁠Mettre à jour, ajouter ou supprimer le bot d’inscription pour la venue au bureau

Gérer le départ des anciens bureaux et l’arrivée dans les nouveaux

• Donner le préavis et vérifier les clauses de remise en état

• Remettre en état les locaux

• Finaliser l’aménagement des nouveaux locaux

• Programmer et réaliser l’état des lieux de sortie

• Programmer et réaliser l’état des lieux d’entrée

• Organiser un afterwork pour la dépendaison de crémaillère

• Organiser un afterwork pour la pendaison de crémaillère

Transférer l’ensemble des contrats

• Lignes téléphoniques et internet

• Eau

• Electricité

• Maintenance des équipements

• Sécurité et incendie

• Services liés au bureau : ménage, livraisons…

• Assurances

• Surveillance

• Souscrire à la redirection du courrier

• Mettre à jour les informations contractuelles des salarié·es

Préparer le jour J de l’arrivée

• Envoyer toutes les informations aux équipes : planning, accès…

• Vérifier que tous les équipements fonctionnent : wifi, écrans, surveillance, système de badges…

• Organiser le petit déjeuner d’accueil et la pendaison de crémaillère

• Recenser les problématiques rencontrées

• Faire un état des lieux après 1 mois

Communiquer en externe

• Mettre à jour l’adresse sur toutes les plateformes, sur le site internet…

• Modifier les statuts, le KBIS…

• Mettre à jour les documents officiels

• Effectuer les démarches pour changement de Siège social

• Informer tous ses contacts

• Présenter ses nouveaux bureaux sur les réseaux sociaux

• Prévenir la Poste, les impôts, l'URSSAF, sa mère, sa belle-mère... - Ah ah ah merci Marjolaine Nguyen 😄

Bon courage pour ce super projet 💪