Les routines de l’Office Manager
Il y a les les routines beauté (j'avoue que perso je suis une mauvaise élève là dessus 🫣), et il y a les autres. Alors je vais me contenter de parler de quelque chose que je connais : la routine de l'Office Manager 😅
Cette routine, elle est composée de rituels périodiques, qui font de notre métier une mécanique bien huilée. Tout est parfaitement ficelé, l'organisation on connaît ! Nos petites routines sont quotidiennes (je ne parle pas du café du matin 😛), mensuelles, annuelles... et concernent tous les aspects de nos missions.
Alors voici toutes les habitudes qui font la différence : ajoute-les dès maintenant à ton organisation pour être sûr·e de ne rien manquer 📆
Bien sûr, j'ai adapté cette liste à mon mode de fonctionnement et à mes connaissances, c'est pour ça que notamment le côté Compta n'est pas très fournit. Mais c'est pour ça que si d'autres te viennent en tête, n'hésite surtout pas à me les envoyer pour que je puisse les ajouter (en te citant évidemment) 🙌
Les rituels quotidiens
Organisation & Office
◻︎Gérer les besoins liés au bureau : réassort...
Les rituels hebdomadaires
Organisation & Office
◻︎Trier la boîte mail et les documents
◻︎Faire le tour du bureau pour vérifier les stocks
Communication
◻︎Préparer les message de la semaine à venir
Compta & Budget
◻︎Vérifier les éléments en attente de validation : notes de frais...
◻︎Faire le point sur les factures en attente et relancer si nécessaire
◻︎Traiter les paiements en cours
◻︎Mettre à jour le suivi du budget
D'ailleurs je ne sais pas si tu te souviens du Focus Friday ? C'est mon moment préféré pour faire tous ces rituels au calme 😉
Les rituels mensuels
Organisation & Office
◻︎Passer toutes les commandes nécessaires pour le maintien des stocks
◻︎Vérifier les maintenances diverses
◻︎Faire les divers suivis : déplacements, réservations des salles de réunion…
◻︎Vérifier les stocks de pharmacie selon l'activité (🙏 Catherine Skandrani)
Communication
◻︎Envoyer la newsletter
◻︎Aider à la préparation du All-hands
People & RH
◻︎Gérer la paie : variables, tickets resto, vérification des bulletins...
◻︎Organiser l'onboarding
◻︎Faire les divers suivis : temps de travail...
◻︎Organiser la réunion CSE
Compta & Budget
◻︎Mettre à jour les soldes intermédiaires de gestion (SIG) prévisionnels (🙏 Catherine Skandrani)
Les rituels trimestriels
Organisation & Office
◻︎Organiser le teambuilding
Communication
◻︎Mettre à jour la documentation interne
People & RH
◻︎Faire le suivi des objectifs (en fonction de la périodicité)
Les rituels semestriels
Organisation & Office
◻︎Organiser le séminaire
◻︎Organiser les exercices d'évacuation (🙏 Catherine Skandrani)
People & RH
◻︎Mener la campagne de performance review
◻︎Mettre à jour le plan de formation
Les rituels annuels
Organisation & Office
◻︎Créer le calendrier annuel des échéances importantes
◻︎Challenger les process
◻︎Mettre à jour le Document Unique
◻︎Faire vérifier les extincteurs
◻︎S'assurer que des salarié·es sont formés aux risques incendie
◻︎Organiser une formation SST (🙏 Catherine Skandrani)
◻︎Vérifier le registre de sécurité, le défibrillateur la trousse à pharmacie
◻︎Créer tous les fichiers de suivi nécessaires
◻︎Challenger les contrats en cours avec les prestataires et outils
Communication
◻︎Créer le calendrier annuel des événements
People & RH
◻︎Planifier les réunions CSE obligatoires pour l'année à venir
◻︎Mener les NAO (négociations annuelles obligatoires)
◻︎Déclarer la taxe d'apprentissage
◻︎Calculer l'index égalité professionnelle
◻︎Faire la DOETH (déclaration d’emploi des travailleurs en situation de handicap)
◻︎Déclarer des effectifs auprès de la médecine du travail
◻︎Mener la campagne d'entretiens annuels (puis avenants...)
◻︎Faire la DADS / BDESE
◻︎ Demander l'assurance télétravail (🙏 Valérie BERNIER)
Compta & Budget
◻︎Elaborer le budget pour l'année à venir
◻︎Payer les divers taxes et impôts
Tu en vois d'autres ? Partage les moi, je les ajoute en te citant 🙏
Objectif : avoir la liste collaborative la plus complète possible pour les OM
